Bisnis

Pengertian Invoice dan Bagaimana Cara Membuat Invoice yang Baik

Invoice adalah dokumen penting yang harus dimiliki oleh setiap pelaku bisnis. Baik bisnis skala besar maupun skala kecil. Hal ini untuk berjaga – jaga jika suatu hari pelanggan menginginkan transaksi dilakukan secara kredit.

Sumber: https://due.com/blog/become-invoicing-master-8-tips/

Tujuan dokumen invoice sangat berbeda dengan dokumen lainnya, seperti kwitansi, bon, ataupun nota. Invoice digunakan sebagai bukti transaksi kredit yang mana diberikan dari penjual kepada pembeli ketika transaksi baru disepakati. Dimana pihak penjual dan pembeli sepakat atas suatu transaksi. Dan pihak penjual belum mengirimkan produk yang diinginkan pembeli, serta pembeli pun belum membayarkan tagihan atas produk yang dipesan.

Karena invoice adalah dokumen yang penting, maka harus dibuat dengan baik. Supaya tidak menimbulkan kesalah pahaman antara pihak – pihak yang terlibat dalam transaksi.

Di artikel ini akan membahas bagaimana cara membuat invoice yang baik. Namun sebelumnya, perlu diketahui dulu pengertian dari invoice . Invoice adalah sebagai berikut.

Pengertian Invoice adalah

Invoice adalah dokumen resmi dan penting yang diterbitkan perusahaan sebagai pihak penjual kepada pembeli atau pelanggan. Invoice diterbitkan ketika terjadi transaksi kredit antara penjual dengan pembeli.

Lebih dari itu, invoice adalah dokumen yang juga digunakan sebagai surat penagihan. Yaitu digunakan oleh penjual apabila pembeli terlambat dalam melakukan pembaran. Dalam hal ini, penjual tidak salah, bahkan dilindungi oleh hukum.

Informasi yang Termuat dalam Invoice adalah

Sumber: https://due.com/blog/top-9-invoicing-mistakes-made-contractors/

Biasanya, pihak perusahaan telah memiliki template tersendiri dalam invoice . Namun, umumnya terdapat informasi – informasi yang harus dicantumkan dalam invoice . Informasi yang harus dicantumkan dalam invoice adalah sebagai berikut:

  1. Nomor urut invoice
  2. Nomor order
  3. Kode nomor transaksi DO/SJ
  4. Detail produk yang dibeli
  5. Harga tiap produk
  6. Diskon jika ada
  7. Biaya pengiriman jika ada
  8. Pajak jika ada
  9. Total biaya
  10. Termin waktu pembayaran
  11. Nomor rekening jika pembayaran dilakukan dengan rekening

Cara yang Baik Membuat Invoice adalah

Dalam pembuatan invoice dibutuhkan prosedur – prosedur khusus. Berikut ini adalah cara membuat invoice berdasarkan prosedur yang benar:

  1. Tahap pertama adalah membuat invoice yang dilakukan oleh bagian administrasi.
  2. Setelah melakukan kontrol dokumen, administrasi distribusi membuat daftar delivery notesebanyak dua rangkap. Yang mana fungsi dari delivery note ini adalah tanda terima penyerahan dari administrasi distribusi ke administrasi invoicing.
  3. Setelah itu, bagian administrasi distribusi menyerahkan dokumen – dokumen kepada administrasi invoicing untuk mencocokkan daftar delivery note. Dokumen – dokumen ini harus lengkap dan benar. Jika terjadi kesalahan, akan dikembalikan ke administrasi distribusi untuk dilengkapi kembali. Setelah semua lengkap, barulah delivery note ditandatangani oleh administrasi invoicing.
  4. Setelah data cocok, proses selanjutnya adalah pengiriman bukti transaksi ke pusat oleh admin invoicing.
  5. Selanjutnya, admin invoicing melakukan proses cetak invoice sebanyak dua rangkap dengan faktur pajak.
  6. Setelah itu, melakukan pencetakan pada daftar invoice sebanyak dua rangkap, yang menunjukkan tanda terima penyerahan invoice ke administrasi collection.
  7. Proses terakhir dalam prosedur pembuatan invoice adalah bagian administrasi collection mencocokkan daftar invoice dengan fisik invoice . Jika sudah benar, maka administrasi collection akan menandatangani daftar invoice . Setelah selesai, tinggal menunggu hingga pelanggan membayar, dan jika tidak membayar dalam termin waktu yang telah ditetapkan, maka akan dilakukan penagihan oleh pihak collector.

Itulah pengertian invoice serta bagaimana prosedur pembuatan invoice .

Leave a Comment

Item added to cart.
0 items - £0.00